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Technische Konzeption
Stand Juni 2026
Vertraulich

ASTUTE — Technische Konzeption und Umsetzung

Eine mandantenfähige KI-Plattform mit integriertem CRM und 16 Modulen. Dieses Dokument beschreibt den technischen Aufbau, die eingesetzten Technologien, den Ablauf der Umsetzung sowie die Kosten und Konditionen. Die Verkaufspreise für Endkunden sind in Dokument 2 beschrieben.

① Technik & Umsetzung ② Verkaufspreise →
01 — Funktionsprinzip

Wie die Plattform arbeitet

Jedes Modul folgt demselben Ablauf: Daten werden erfasst, von KI verarbeitet, in ein konkretes Ergebnis umgewandelt und in das passende Zielsystem geschrieben. Dadurch bleibt die Plattform trotz 16 unterschiedlicher Funktionen einheitlich und wartbar.

01 · Eingang

Daten erfassen

Anrufe, E-Mails, Nachrichten, Dokumente, Webdaten — über Schnittstellen (APIs) automatisch aufgenommen.

→
02 · Verarbeitung

KI-Analyse

Sprachmodelle verstehen Inhalt, Absicht und Kontext, extrahieren und strukturieren die relevanten Informationen.

→
03 · Ergebnis

Ausgabe erzeugen

Antwort, Zusammenfassung, Termin, Lead, Text, Bericht oder Datentabelle — je nach Modul.

→
04 · Zielsystem

Übertragen

Ergebnis landet im CRM, Kalender, ERP, Shop oder per E-Mail — lückenlos dokumentiert.

Mandantenfähig: Jeder Endkunde ist ein streng getrennter Mandant. Welche Module ein Kunde nutzt, wird zentral freigeschaltet — neue Kunden werden konfiguriert, nicht neu programmiert.
02 — Die 16 Module

Funktionsumfang im Detail

Jedes Modul ist einzeln zuschaltbar. Markiert ist, was bereits als erprobte, produktiv laufende Komponente vorliegt und wiederverwendet wird — das verkürzt die Umsetzung erheblich.

Kommunikation & Kundenkontakt 4 Module
13

Telefon-Sprachassistent

vorhanden
Eingang
Eingehende Anrufe über die Telefonanlage
Verarbeitung
Sprache → Text, Frage verstehen, Antwort formulieren, Text → Sprache
Ergebnis
Beantwortete Anfrage, gebuchter Termin, Gesprächsnotiz
Ziel
CRM, Kalender
04

E-Mail-Automatisierung

vorhanden
Eingang
Postfächer (Microsoft 365, Gmail, IMAP)
Verarbeitung
Klassifizieren, priorisieren, Antwortentwurf erstellen
Ergebnis
Sortierte Inbox, Entwürfe (Versand nur nach Freigabe)
Ziel
CRM, Postfach
01

Kundenservice-Assistent

teils vorhanden
Eingang
Website-Chat, WhatsApp, Telegram, Instagram, E-Mail
Verarbeitung
Anfrage verstehen, Status prüfen, antworten oder weiterleiten
Ergebnis
Sofortantwort, Ticket, Übergabeprotokoll
Ziel
CRM, Ticketsystem
09

Meeting- & Terminassistent

neu
Eingang
Audio/Video-Meetings (Zoom, Teams, Meet)
Verarbeitung
Transkribieren, zusammenfassen, Aufgaben ableiten
Ergebnis
Protokoll, Aufgabenliste, Follow-up-Mail
Ziel
CRM, Kalender, E-Mail
Daten & Analyse 5 Module
02

Lead-Generierung

neu
Eingang
Firmenverzeichnisse, öffentliche Quellen, Suchkriterien
Verarbeitung
Firmen/Kontakte recherchieren, Adressen & Nummern validieren
Ergebnis
Qualifizierte Leadlisten, Kontaktprofile
Ziel
CRM
08

Wettbewerbsanalyse

neu
Eingang
Konkurrenz-Websites, Preise, SEO- & Social-Daten
Verarbeitung
Vergleichen, bewerten, Veränderungen erkennen
Ergebnis
Benchmark-Reports, Wochenübersichten
Ziel
Dashboard, E-Mail
11

Finanznachrichten-Analyse

neu
Eingang
Finanz-/Börsen-Nachrichtenquellen
Verarbeitung
Sammeln, zusammenfassen, Auswirkungen bewerten
Ergebnis
Tagesberichte, Eilmeldungen
Ziel
E-Mail, Dashboard
12

Webscraping-System

neu
Eingang
Websites, Online-Plattformen, Verzeichnisse
Verarbeitung
Daten extrahieren, bereinigen, strukturieren
Ergebnis
Bereinigte Tabellen, Reports
Ziel
Sheets/Excel, CRM
15

Trendanalyse (Instagram/TikTok)

neu
Eingang
Plattform-Inhalte, Hashtags, Wettbewerber-Posts
Verarbeitung
Virale Inhalte erkennen, nach Relevanz bewerten
Ergebnis
Trendlisten, Content-Vorschläge, Reports
Ziel
Dashboard, Content-Planung
Content & Kreatives 4 Module
03

Social-Media-Content

neu
Eingang
Marken-Vorgaben, Themen, Zielgruppen
Verarbeitung
Ideen, Captions & Hashtags erzeugen, Beiträge planen
Ergebnis
Redaktionsplan, fertige Beiträge
Ziel
Social-Kanäle (geplante Veröffentlichung)
07

Bild- & Videoanzeigen

neu
Eingang
Produktbilder, Marken-Assets, Formate
Verarbeitung
Bilder verbessern, Hintergründe ersetzen, Formate anpassen
Ergebnis
Anzeigen-Visuals, kurze Clips, Werbetexte
Ziel
Anzeigen-Plattformen, Shop
10

E-Commerce-Produkttexte

neu
Eingang
Produktdaten, Keywords, Sprachen
Verarbeitung
SEO-Texte, Kategorien & Meta-Daten erzeugen
Ergebnis
Produktbeschreibungen, mehrsprachig
Ziel
Shopify, WooCommerce
14

Blog- & Content-Writer

neu
Eingang
Keywords, Briefings, Webseiten-Inhalte
Verarbeitung
Recherche, Struktur, Text, interne Verlinkung
Ergebnis
SEO-Artikel inkl. Bildvorschlägen
Ziel
WordPress, CMS (Veröffentlichung)
Dokumente & Verwaltung 3 Module
05

Buchhaltungs-Analyse

neu
Eingang
Rechnungen, Belege, Angebote (PDF/Foto)
Verarbeitung
Texterkennung, Beträge/Positionen extrahieren, prüfen
Ergebnis
Strukturierte Buchungsdaten, Prüflisten
Ziel
DATEV, Lexware, sevDesk, Excel
06

HR- & Recruiting

neu
Eingang
Lebensläufe, Stellenprofile
Verarbeitung
Profile auslesen, mit Anforderungen abgleichen, bewerten
Ergebnis
Match-Index, Kandidaten-Ranking (mit Begründung)
Ziel
HR-Systeme, ATS
16

Vertrags- & Dokumentenanalyse

neu
Eingang
Verträge, AGB, juristische Dokumente
Verarbeitung
Lesen, riskante Klauseln markieren, Versionen vergleichen
Ergebnis
Risikomarker, Zusammenfassungen, Analysebericht
Ziel
Dokumentenablage
03 — Systemarchitektur

Aufbau in fünf Schichten

Die Plattform ist in klar getrennte Schichten gegliedert. Die unteren Schichten (Infrastruktur, Fundament) werden zuerst fertiggestellt und abgesichert; erst darauf werden die Module aufgesetzt. So bleibt das System auch bei vielen Modulen und Kunden stabil.

05

Module

einzeln zuschaltbar, voneinander isoliert
TelefonE-MailKundenserviceMeetingBuchhaltung+ 11 weitere
▲
04

CRM-Kern, Admin-Dashboard & Modul-Schnittstelle

die gemeinsame Mitte
Kontakte / Leads / DealsAdmin-DashboardKonten- & RechteverwaltungModul-Register
▲
03

Fundament

muss vor den Modulen stehen
MandantentrennungAnmeldung / SSOKI-VerteilerProzess-SteuerungAbrechnung (Stripe)ProtokollierungSchnittstellen-Hub
▲
02

KI- & Modell-Schicht

je Aufgabe das passende Modell
SprachmodelleSpracherkennungSprachausgabeTexterkennung (OCR)Bild/Video
▲
01

Infrastruktur

Server-Region pro Kunde wählbar
Server (EU)DatenbankDateispeicherÜberwachung
04 — Datenfluss am Beispiel

Ein eingehender Anruf, Schritt für Schritt

Damit das Zusammenspiel greifbar wird, hier der konkrete Weg eines Telefonanrufs durch das System — vom Klingeln bis zum Eintrag im Kalender.

01

Anruf kommt an

Die Telefonanlage leitet den Anruf an die Plattform weiter.

→
02

Sprache → Text

Die Spracherkennung wandelt das Gesprochene in Echtzeit in Text um.

→
03

KI versteht

Das Sprachmodell erkennt das Anliegen und prüft Verfügbarkeiten im Kalender.

→
04

Antwort & Buchung

Es antwortet per Sprachausgabe und trägt den Termin ein.

→
05

Dokumentation

Gesprächsnotiz und Termin landen automatisch im CRM und Kalender.

Kosten-Transparenz: Jeder dieser Schritte wird pro Kunde gemessen — so ist jederzeit nachvollziehbar, welcher Kunde welche Leistung verbraucht. Das ist die Grundlage für die automatische Abrechnung.
05 — Eingesetzte Technologien

Bewährte Bausteine, je Aufgabe das Beste

Statt einer einzelnen KI wird je Aufgabe das geeignetste Modell eingesetzt — gesteuert über einen zentralen Verteiler. Alle KI-Anfragen können über europäische Rechenzentren laufen.

KI-Modelle
Sprache & Voice
Infrastruktur & Plattform
Abrechnung & Integrationen (Auswahl)

Warum diese Modelle

  • Claude: beste Qualität bei deutschsprachiger Analyse, langen Dokumenten und verlässlichen, strukturierten Ausgaben — Hauptmodell.
  • Mistral: europäisches Modell, günstig für große Mengen und maximale Datenhoheit.
  • OpenAI: Ergänzung und Gegenprobe für Spezialfälle.
  • Gemini: führend bei Bildbearbeitung und -erzeugung.
  • Deepgram & ElevenLabs: schnelle, präzise Spracherkennung und natürliche Sprachausgabe für Telefon & Meetings.
  • Texterkennung (OCR): europäischer Anbieter, sehr genau bei deutschen Rechnungen & Verträgen.

Schnittstellen

  • Alle genannten Programme werden über ihre offiziellen Schnittstellen (APIs) angebunden — dokumentierte, vorgesehene Wege.
  • E-Commerce: Shopify, WooCommerce
  • Buchhaltung: DATEV, Lexware, sevDesk
  • Office & Kalender: Microsoft 365, Google Workspace
  • Content & Messaging: WordPress / CMS, Telegram, Instagram
  • Weitere Systeme lassen sich bei Bedarf ergänzen.
06 — Sicherheit & Datenschutz

Trennung, Verschlüsselung, Nachvollziehbarkeit

Technische Maßnahmen

  • Mandantentrennung: Daten verschiedener Kunden sind auf Datenbankebene strikt getrennt — kein Kunde kann Daten eines anderen sehen.
  • Verschlüsselung: Zugangsdaten und sensible Inhalte werden verschlüsselt gespeichert.
  • Protokollierung: Jede Aktion wird unveränderbar mitgeschrieben (Audit-Log).
  • Anmeldung: sichere Anmeldung, auf Wunsch über das firmeneigene System des Kunden (SSO / Azure AD).

Standort & Konfiguration

  • EU-Region: Datenhaltung und KI-Verarbeitung können vollständig in europäischen Rechenzentren laufen.
  • Region pro Kunde: für einzelne Kunden ist eine eigene Datenregion möglich.
  • Pro Kunde konfigurierbar: welche Module aktiv sind und welche Regeln gelten, wird je Mandant über ein Profil gesteuert.
  • Eigene Datenbank: für größere Organisationen optional eine physisch getrennte Datenbank.
07 — Umsetzung & Zeitplan

Meilensteine

Zuerst das Fundament, dann die Module in Wellen. Die ersten Module bauen auf bereits vorhandenen, erprobten Komponenten auf und sind dadurch schnell einsatzbereit. Gesamtdauer rund 8–12 Wochen; eine erste nutzbare Beta ist bereits nach etwa 6 Wochen realistisch. Laufende Abstimmungs-Calls und Zwischenstände sind durchgehend eingeplant. Jeder Meilenstein ist ein abrechenbarer Abschnitt.

Meilenstein 0Teilzahlung

Fundament

Mandantentrennung, Anmeldung/SSO, KI-Verteiler, Prozess-Steuerung, Abrechnung, Protokollierung, Admin-Dashboard-Grundgerüst. Technische Basis, abgesichert durch automatische Tests.

Meilenstein 1Teilzahlung

Welle 1 — Kernmodule

Telefon, E-Mail, Kundenservice, Meeting, Buchhaltung, Wettbewerbsanalyse. Maximale Wiederverwendung vorhandener Komponenten.

Meilenstein 2Teilzahlung

Welle 2 — Content & Leads

Finanznachrichten, E-Commerce-Texte, Blog, Social-Content, Bild-Anzeigen, Lead-Generierung.

Meilenstein 3Teilzahlung

Welle 3 — Spezial-Module

Vertragsanalyse, Webscraping, Trendanalyse, HR/Recruiting, Videoanzeigen. Pro Kunde über das Profil aktivierbar.

08 — Laufende Kosten

Betriebskosten im Überblick

Die laufenden Kosten teilen sich in feste Plattformkosten und variable Kosten pro Kunde (vor allem KI-Nutzung). Sie sind im Verhältnis zu den Verkaufspreisen gering.

PostenArtGrößenordnung
Server / Hosting (EU)Plattform-fix~150 € → wächst mit
KI-Nutzung pro Kundevariabel~25–180 € / Monat
Telefonie / Sprachevariabel (nutzungsabh.)je nach Volumen
Daten- & Schnittstellen-Diensteteils geteiltmodulabhängig
Entwicklungs-Werkzeugefix~240 € / Monat
Einordnung: Der größte variable Posten ist die Telefonie/Sprache. Über das Messen pro Kunde lässt sich das sauber bepreisen, sodass die Marge stabil bleibt.
09 — Konditionen & Zahlungsplan

Honorar, Einrichtung, Betrieb

Die folgenden Beträge sind ausschließlich das Entwickler-Honorar. Die laufenden Betriebskosten (Server, KI-Nutzung) kommen separat hinzu und werden über den monatlichen Anteil gedeckt. Alle Werte sind eine Ausgangsbasis.

Zahlungs-Meilensteinplan · Entwicklung
Meilenstein 0 · Basis & Kernlogik2.000 €

Erste Zahlung

Fundament und zentrale Logik: Mandantentrennung, Anmeldung, KI-Verteiler, Abrechnung, Admin-Grundgerüst.

Meilenstein 1 · Welle 12.500 €

Kernmodule

Telefon, E-Mail, Kundenservice, Meeting, Buchhaltung, Wettbewerbsanalyse.

Meilenstein 2 · Welle 21.500 €

Content & Leads

Finanznachrichten, E-Commerce-Texte, Blog, Social-Content, Bild-Anzeigen, Lead-Generierung.

Meilenstein 3 · Welle 3 & Abschluss1.500 €

Spezial-Module & Feinschliff

Vertragsanalyse, Webscraping, Trendanalyse, HR, Videoanzeigen — plus Abnahme.

Honorar gesamt

6.000–8.000 €

Summe der Meilensteine (Beispiel: 7.500 €), gestaffelt nach Baufortschritt — reine Entwicklung.

Einrichtung je Kunde

~300 €

Aufsetzen, Konfiguration und alle Verknüpfungen pro neuem Unternehmen. Variabel je nach Aufwand.

Laufend

10 % vom Retainer

Anteil am monatlichen Endkunden-Beitrag — deckt Betrieb, Wartung, KI-/Server-Infrastruktur und Support. Alternativ statt der Beteiligung ein fester Wartungsvertrag (monatliche Pauschale nach Umfang).

Wichtig: Das Honorar (6.000–8.000 €) ist reines Entwickler-Honorar. Für den laufenden Betrieb (Server, KI, Wartung, Support) gibt es zwei Modelle zur Wahl: 10 % vom monatlichen Retainer oder alternativ ein fester Wartungsvertrag (monatliche Pauschale). Für den Anfang ist die 10-%-Variante vorgesehen. Alle Konditionen sind verhandelbar.